Hàng tồn kho là gì? Quản trị hàng tồn kho như thế nào?

Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường, giá trị hàng tồn kho chiếm tới 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Chính vì thế, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết, có thể nói là sống còn trong trong quản trị doanh nghiệp. Những chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn nắm được những điều cần biết về hàng tồn kho.

 Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là những mặt hàng được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm. Đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Phân loại hàng tồn kho

1. Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
2. Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
3. Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.

Một số công ty cũng duy trì loại thứ tư của hàng tồn kho, được gọi là nguồn vật tư, ví dụ như: đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình sản xuất.

Lý do của việc lưu trữ hàng tồn kho

Tại sao các công ty lại giữ hàng tồn kho trong khi chi phí lưu kho khá đắt? Có ba lý do chính khiến doanh nghiệp phải giữ hàng tồn kho bao gồm:

Giao dịch

Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh  rủi ro trong quá trình sản suất và bán hàng. Bằng việc duy trì hàng tồn kho, doanh nghiệp đảm bảo được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.

Dự phòng

Việc giữ lại hàng tồn kho với mục đích này để đề phòng cho những tình huống kinh doanh xấu, nằm ngoài dự đoán. Sẽ có những lúc nhu cầu thành phẩm tăng đột biến vào một thời điểm nào đó. Tương tự, cũng sẽ có những thời điểm nguyên liệu đầu vào bị sụt giảm nghiêm trọng. Ở cả hai trường hợp này, một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chắc chắn muốn có những sự chuẩn bị để đương đầu với những thay đổi khôn lường trên thị trường.

Đầu cơ

Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được những lợi thế khi giá cả biến động. Giả sử nếu giá nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ muốn giữ nhiều hàng tồn kho hơn so với lúc giá nguyên liệu giảm.

Lợi ích lưu trữ hàng tồn kho

Lưu trữ hàng tồn kho đem lại những lợi thế nhất định cho doanh nghiệp. Trong đó phải kể đến như:

Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh

Bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Giảm chi phí đặt hàng

Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều khi công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ.

Đạt được hiệu quả sản xuất

Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả. Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất.

Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt. Có thể nói rằng việc thu mua tràn lan chứa đựng nhiều rủi ro và việc gặp phải những rủi ro không lường trước được sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp. Do vậy, rất cần thiết cho việc một công ty lập kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho.

Chi phí lưu trữ hàng tồn kho 

Chi phí nguyên liệu

Bao gồm các chi phí liên quan đến đến việc đặt hàng để thu mua nguyên vật liệu,  các thành phẩm, văn phòng phẩm, v.v. Càng nhiều đơn hàng thì càng nhiều các chi phí liên quan và ngược lại.

Chi phí thực hiện

Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc lưu trữ hoặc vận chuyển hàng tồn kho cũng như chi phí bảo hiểm rủi ro trọn gói, chi phí thuê mặt bằng, tiền lương cho nhân công, sự lãng phí, lỗi thời, sự hao mòn, mất trộm… Nó cũng bao gồm các khoản phí cơ hội. Điều này có nghĩa: khoản tiền dành cho hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Do đó mà sự mất mát của việc thu lại cũng có thể được xem như một chi phí cơ hội.

Những điểm trên nhằm nhấn mạnh cho tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho, để quyết định số lượng hàng tồn kho tối ưu nhất cho công ty, doanh nghiệp theo chu kì.

Mục đích của quản trị hàng tồn kho

Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có

Mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn. Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất.

Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ. Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa. 

Giảm thiểu chi phí cho hàng tồn kho

Liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho. Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm báo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm.

Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. Hai là nó sẽ làm giảm các chi phi thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận.

Trên đây là tất cả những điều cơ bản mà bạn nên biết về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho. Để biết thêm chi tiết về dịch vụ cho thuê kho bãi và dịch vụ quản trị hàng tồn kho hiệu quả và các dịch vụ hậu cần đi kèm, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng chia sẻ với bạn!

CÔNG TY CỔ PHẦN TMDV LOGISTICS ĐÔNG DƯƠNG

Văn phòng: Tầng 11, Tòa nhà Hacisco, Số 15, Ngõ 107, Đường Nguyễn Chí Thanh, Quận Đống Đa, Hà Nội.

Tel: (+84)912 213 988

Email: support@iltvn.com

Website: https://iltvn.com/

Facebook: https://www.facebook.com/logisticsdongduong/