Dịch vụ cho thuê kho bãi tại Việt Nam đang có những bước phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây. Trong điều kiện hội nhập kinh tế mạnh mẽ, nhiều cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức không ngừng mở rộng hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vì thế nhu cầu tăng cao về dịch vụ kho bãi là điều tất yếu.

Đa số các doanh nghiệp đều muốn sở hữu một kho hàng riêng để chủ động trong việc lưu trữ, xuất, nhập, phân phối hàng hóa. Tuy nhiên, chi phí để đầu tư, xây dựng, vận hành một kho riêng là không hề nhỏ. Vì thế, nhiều doanh nghiệp chọn giải pháp thuê kho chung (kho công cộng, kho ghép) để tối ưu chi phí. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn đặc điểm, điểm mạnh, điểm yếu của kho riêng và kho chung. Từ đó, bạn sẽ quyết định hình thức kho bãi nào phù hợp với tình hình doanh nghiệp của bạn. 

Dịch vụ cho thuê kho - Nên lựa chọn kho riêng hay kho chung?

Tìm hiểu kho riêng - Dịch vụ cho thuê kho

Định nghĩa kho riêng

Kho riêng là kho được xây dựng và thuộc quyền quản lý của cá nhân hoặc doanh nghiệp. Kho riêng thường được sử dụng để lưu trữ các sản phẩm hàng hóa thuộc quyền sở hữu của họ hoặc sản phẩm do họ tự sản xuất. Các đối tượng sử dụng kho riêng thường là các doanh nghiệp lớn, những cá nhân có tiềm lực về tài chính để đầu tư vs duy trì hoạt động của một kho hàng.

Những mặt hàng thường lưu trữ ở kho riêng:

- Máy móc cơ khí lớn;

- Hàng siêu trường, siêu trọng;

- Thiết bị y tế;

- Điện máy gia dụng;

- Vật liệu xây dựng;

- Hồ sơ, chứng từ;

- Trái cây, thực phẩm tươi sống,...

Ưu điểm của kho riêng

Mức độ kiểm soát cao

Từ việc kiểm soát hàng tồn kho, không gian sử dụng tối ưu, bảo trì thiết bị, dòng nguyên liệu nội bộ, thói quen quản lý, giám sát và kiểm soát chi phí liên quan, các công ty có thể kiểm soát trực tiếp và theo dõi một cách rõ ràng các sản phẩm cho đến khi chúng được giao tận tay cho khách hàng. Điều này sẽ cho phép các công ty tích hợp các chức năng kho dễ dàng hơn vào toàn bộ hệ thống logistics của mình.

Tiết kiệm thời gian

Bởi vì kho riêng nên doanh nghiệp có thể chủ động thời gian xuất nhập hàng mà không cần phải thông báo hay phải có kế hoạch từ trước. Nếu thuê kho chung, thông thường bạn phải gửi kế hoạch xuất nhập hàng trước để hệ thống sắp xếp. Việc này sẽ làm bạn mất thời gian hơn.

Dịch vụ cho thuê kho - Nên lựa chọn kho riêng hay kho chung?

Tính linh hoạt

Với việc kiểm soát nhiều hơn nên kho riêng có tính linh hoạt cao hơn về thiết kế và vận chuyển phù hợp với nhu cầu của khách hàng và các đặc tính của sản phẩm. Khi bạn cần thay đổi việc sắp xếp, vận chuyển, thời gian xuất nhập hàng thì sẽ chủ động, linh hoạt hơn mà không bị gò bó theo một quy trình của đơn vị nào khác. Ngoài ra, các kho riêng cũng có thể được thay đổi thông qua việc mở rộng hoặc cải tạo lại để phù hợp với sự thay đổi sản phẩm.

Ít tốn kém trong dài hạn

Xét về lâu dài chi phí vận hành có thể thấp hơn từ 15 đến 25% nếu công ty sử dụng xuyên suốt hoặc tận dụng kho tốt.

Tận dụng tốt nguồn nhân lực

Công ty có thể tận dụng nguồn nhân lực trong kho riêng một cách phù hợp với từng đầu việc trong kho. Họ thường là những người có chuyên môn hoặc kinh nghiệm, giúp hoạt động kho hàng diễn ra chuyên nghiệp và ít rủi ro. 

Lợi ích về thuế

Có phụ cấp khấu hao tài sản của kho hàng và các thiết bị sử dụng như vậy khoản thuế phải nộp sẽ giảm.

Tăng độ tin cậy của khách hàng

Khi một công ty phân phối các sản phẩm của mình thông qua kho riêng, điều này mang lại cho khách hàng cảm giác hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra thường xuyên và liên tục. Các khách hàng có thể cảm nhận công ty như một nhà cung cấp ổn định, đáng tin cậy và lâu dài của sản phẩm.

Nhược điểm của kho riêng

Chi phí đầu tư cao

Kho riêng cần chi phí lớn trong việc xây dựng và duy trì hoạt động. Các doanh nghiệp phải có đủ nguồn vốn để xây dựng hoặc mua một nhà kho. Một kho riêng thường là một đầu tư mạo hiểm dài hạn, cần thời gian rất lâu mới có thể thu hồi. Hơn nữa, các chi phí phát sinh cho việc đầu tư máy móc, thiết bị, tuyển dụng, đào tạo nhân viên và chi phí vận hành hàng tháng cũng tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản lớn. Vì thế, nếu bạn đang có ý định làm kho riêng thì phải cân nhắc thật kỹ về năng lực tài chính dài hạn của mình.

Chi phí cơ hội lớn

Tỷ lệ hoàn vốn trên khoản đầu tư khác có thể lớn hơn, nhanh hơn nếu số tiền đầu tư cho kho riêng được chuyển sang những cơ hội đầu tư đó. Bên cạnh đó, còn có một rủi ro tiềm ẩn đó là khó bán các kho riêng trong khoảng thời gian sau khi kho được thiết kế và điều chỉnh phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp. Trong khi đó, nếu bạn thuê dịch vụ kho chung với số tiền đầu tư ít hơn, thì ngân sách còn lại bạn có thể phục vụ nhiều hoạt động khác để phát triển hoạt động kinh doanh, phát triển sản phẩm, chiến lược khác.

Dịch vụ cho thuê kho - Nên lựa chọn kho riêng hay kho chung?

Diện tích kho riêng cố định

Điểm hạn chế lớn nhất của kho riêng là khá tốn kém bởi vì diện tích và chi phí cố định. Điều này có nghĩa là trong thời gian ngắn hạn, các kho riêng không thể mở rộng hay thu hẹp để đáp ứng sự tăng, giảm của nhu cầu. Do đó khi hàng hóa lưu kho ít, công ty vẫn phải chịu chi phí cố định cũng như là giảm năng suất dẫn đến việc không tận dụng hết không gian kho. Bên cạnh đó kho riêng còn mất đi sự linh hoạt về lựa chọn vị trí chiến lược. Doanh nghiệp không thể thay đổi vị trí, diện tích kho riêng trong khoảng thời gian ngắn. Trước những biến động nhanh chóng của thị trường, điều này có thể làm mất đi cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp.

Mức độ rủi ro cao

Trường hợp vận hành kho riêng không hiệu quả dẫn đến thất thoát, hư hỏng hàng hóa thì mọi chi phí tổn thất do doanh nghiệp gánh chịu. Một lưu ý nữa là, sau quá trình vận hành kho, nếu muốn bán lại sẽ gặp nhiều khó khăn và lỗ phí đầu tư. Vì thiết kế của kho trước đó đã được chuyên môn hóa theo nhu cầu của bạn. Điều này có thể không phù hợp với những người mua/hoăc thuê sau.

Tìm hiểu kho chung - Dịch vụ cho thuê kho

Định nghĩa kho chung

Kho chung (kho ghép, kho công cộng) là những kho thường được mở cửa rộng rãi cho mọi người. Hầu hết các tổ chức kinh doanh, đặc biệt là công ty với quy mô vừa và nhỏ, không đủ khả năng để xây dựng kho riêng của mình thường lựa chọn hình thức thuê kho chung để tiết kiệm chi phí. Những kho chung được sở hữu bởi một cá nhân hay doanh nghiệp mà mục tiêu chính là thông qua việc cung cấp cơ sở lưu trữ  hàng hóa nhằm thu về một số khoản phí hay chi phí nhất định.

Kho chung thường đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn cũng như các dịch vụ tiện ích đi kèm như bốc xếp, xe nâng, hạ, quản lý kho bằng phần mềm chuyên dụng,..Nhà kho được chia ra thành nhiều khu vực, ô kệ. Về cách tính phí lưu kho chứa hàng, mỗi kho chung lại có cách tính khác nhau. Thông thường, tính phí theo mét vuông, mét khối, pallet, hoặc số lượng thùng hàng.

Dịch vụ cho thuê kho - Nên lựa chọn kho riêng hay kho chung?

Những mặt hàng có thể lưu trữ trong kho chung

Hầu như mọi loại hàng hóa đều có thể lưu trữ trong kho chung. Tùy thuộc vào điều kiện cơ sở vật chất của từng kho để biết kho đó có thể lưu trữ được những loại mặt hàng nào. Trong đó, kể đến những mặt hàng thông dụng như:

- Hàng tiêu bán lẻ;

- Hàng thương mại điện tử;

- Hàng may mặc;

- Hàng gia dụng;

- Bao bì;

- Mỹ phẩm,....

Những ưu điểm của kho chung

Vốn đầu tư ban đầu gần như bằng 0

Một điểm cộng của kho chung là hầu như không sử dụng vốn đầu tư xây dựng. Ví dụ như vốn thuê mua đất đai, mua các thiết bị, chi phí sửa chữa và chi phí khởi động các hoạt động tuyển dụng và đào tạo nhân sự.

Linh hoạt trong thay đổi vị trí kho

Doanh nghiệp thuê kho sẽ không quá phụ thuộc nhiều vào đơn vị thuê kho. Điều duy nhất ràng buộc là thời hạn hợp đồng thuê kho. Vì thế, trong trường hợp doanh nghiệp muốn tìm kiếm thị trường mới hoặc tìm được một kho mới tốt hơn, chi phí hợp lý hơn thì họ có thể hoàn toàn chuyển địa điểm thuê kho chỉ trong vòng 1 - 2 tháng.

Điều chỉnh theo mùa vụ

Nếu hoạt động của doanh nghiệp có tính thời vụ, kho chung cho phép người sử dụng thuê thêm nhiều không gian kho hàng trong mùa cao điểm. Điều này kho riêng cố định không thể đáp ứng được. Khi hết mùa cao điểm, lượng hàng tồn kho giảm xuống thì phí thuê kho cũng được giảm tương ứng. Như vậy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí kho bãi.

Dịch vụ cho thuê kho - Nên lựa chọn kho riêng hay kho chung?

Chí phí lưu kho được kiểm soát

Các doanh nghiệp cho thuê kho chung thường công khai mức giá. Muốn tăng hoặc giảm chi phí thuê kho đều cần phải có lộ trình và được quy định chặt chẽ trong hợp đồng thuê kho. Ngoài ra, doanh nghiệp không phải trả các chi phí phát sinh như chi phí điện nước, nâng cấp kho, bảo trì máy móc,...Điều này giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được chi phí lưu kho hàng tháng, từ đó cân đối ngân sách tốt hơn cho hoạt động kinh doanh.

Thuê kho có lợi thế về Thuế

Vì kho chung không phải là tài sản của doanh nghiệp, nên các doanh nghiệp sử dụng không phải là đối tượng chịu thuế. Đơn vị xây dựng để kinh doanh kho mới là đối tượng phải đóng thuế theo quy định pháp luật.

Đơn giản hóa các thủ tục hành chính

Đối với kho riêng, doanh nghiệp buộc phải đăng ký thêm địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh. Điều này sẽ kéo theo các thủ tục hành chính phức tạp. Còn khi bạn đi thuê kho chung, bạn sẽ bỏ qua được bước này. Thủ tục hành chính sẽ được đơn giản hóa đi rất nhiều.

Những nhược điểm của kho chung

Vấn đề truyền thông 

Có một vấn đề tiềm ẩn trong việc tương thích giữa các thiết bị đầu cuối của máy tính và hệ thống. Kho chung có thể không có một thiết bị đầu cuối chỉ để phù hợp với nhu cầu của một khách hàng riêng biệt. Do đó, việc thiếu tiêu chuẩn hóa trong các thỏa thuận hợp đồng làm cho vấn đề giao tiếp truyền thông trở nên khó khăn hơn.

Thiếu các dịch vụ chuyên sâu 

Hầu hết các kho chung được thiết kế để phù hợp với các dịch vụ cơ bản, phù hợp với số đông hơn là các dịch vụ chuyên sâu. Với các sản phẩm đặc thù đòi hỏi tính chuyên môn và điều kiện lưu trữ đặc biệt như về độ ẩm, nhiệt độ, không gian, giám sát,...) thì không phải lúc nào cũng có sẵn dịch vụ cho bạn, hoặc có thì chi phí sẽ rất cao

Dịch vụ cho thuê kho - Nên lựa chọn kho riêng hay kho chung?

Không gian có thể không có sẵn 

Không gian kho chung có thể không có sẵn tại một nơi khi mà công ty có nhu cầu tăng số lượng hàng hóa lưu trữ. Việc thiếu không gian có thể xảy ra ở một số nơi, nhất là trong mùa cao điểm, và điều này có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động công ty.

So sánh giữa kho riêng và kho chung

NỘI DUNG KHO RIÊNG KHO CHUNG

Diện tích/ 

Không gian

Cố định

Thay đổi linh hoạt theo nhu cầu của khách hàng.

Có thể tăng, giảm diện tích thuê theo mùa vụ.

Chí phí đầu tư Chi phí đầu tư xây dựng, mua máy móc thiết bị, đào tạo nhân sự, bảo trì, vận hành, quản lý,...

Chi phí đầu tư ban đầu gần bằng 0

Cơ sở hạ tầng, thiết bị có sẵn

Chi phí khác

- Nếu xây kho riêng: Lương nhân viên hàng tháng, chi phí điện nước, chi phí bảo trì máy móc,...

- Nếu thuê kho riêng: Phí thuê cố định hàng tháng, điện nước,...

Phí thuê kho hàng tháng, sử dụng bao nhiêu trả phí thuê kho bấy nhiêu
Mức độ kiểm soát Mức độ kiểm soát cao do doanh nghiệp tự quản lý Kiểm soát từ xa thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ
Hoạt động xuất nhập hàng Có thể tiến hành bất cứ lúc nào Cấn có kế hoạch từ trước
Mức độ linh hoạt về địa điểm Kho hàng cố định và cần thời gian rất lâu để sang nhượng, hoặc thay đổi địa điểm Có thể chấm dứt hợp đồng và chuyển địa điểm thuê kho chỉ trong thời gian ngắn
Rủi ro (hư hỏng, mất mát tài sản) Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm Được bồi thường bởi bên cho thuê kho
Thủ tục hành chính Phải khai báo thêm địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh Không liên quan tới thủ tục hành chính. Chỉ cần trả phí hàng tháng theo hóa đơn sử dụng dịch vụ
Quản lý Cần có đội ngũ quản lý số liệu hàng hóa xuất nhập tồn Thường dịch vụ cho thuê kho chứa hàng sẽ quản lý hàng hóa cho người dùng

Nên xây kho riêng hay thuê kho chung?

Tùy vào năng lực tài chính, quy mô, mô hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp để quyết định nên đầu tư kho riêng hay thuê kho chung. Thông thường, Kho riêng phù hợp với những doanh nghiệp có tiềm lực tài chính, mô hình kinh doanh khép kín, lượng hàng hóa lớn, ổn định, hoặc hàng hóa có tính chất đặc thù đòi hỏi điệu kiện lưu trữ đặc biệt. Ngược lại, kho chung thường phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có lượng hàng lưu trữ biến động, kinh doanh theo thời vụ, đội ngũ nhân sự mỏng. Việc tận dụng thuê kho chứa hàng chung sẽ cắt giảm chi phí, phù hợp với ngân sách của công ty. 

Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn về mô hình cho thuê kho chung hoặc thuê kho riêng của ILT, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng để phục vụ bạn!

CÔNG TY CỔ PHẦN TMDV LOGISTICS ĐÔNG DƯƠNG

Văn phòng: Tầng 11, Tòa nhà Hacisco, Số 15, Ngõ 107, Đường Nguyễn Chí Thanh, Quận Đống Đa, Hà Nội.

Tel: (+84)912 213 988

Email: support@iltvn.com

Websitehttps://iltvn.com/

Facebookhttps://www.facebook.com/logisticsdongduong/