Nếu là người kinh doanh lần đầu, việc thực hiện quy trình quản lý kho hàng có lẽ là một trong những vấn đề khó khăn mà doanh nghiệp sẽ gặp phải. Vậy làm sao để tối ưu được việc quản lý kho hàng cách hiệu quả nhất? Dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày  quy trình quản lý kho hàng chặt chẽ, đầy đủ và chi tiết nhất.

Khái niệm quy trình quản lý kho

Quy trình quản lý kho là nói đến những hoạt động liên quan trực tiếp đến việc giám sát những hoạt động xảy ra trong một nhà kho. Trong đó bao gồm việc tiếp nhận, theo dõi, lưu trữ hàng tồn, đào tạo nhân viên, lập kế hoạch khối lượng công việc, quản lý vận chuyển và cuối cùng là theo dõi sự di chuyển của hàng hóa.

Nếu như doanh nghiệp có thể quản lý kho hàng tốt, quy trình sản xuất và kinh doanh của công ty sẽ được diễn ra liên tục, giảm những loại chi phí liên quan cũng như khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt đến hiệu quả cao nhất.

Khái niệm quy trình quản lý kho

Khái niệm quy trình quản lý kho

Vai trò của việc quản lý kho trong doanh nghiệp

Quy trình bán hàng suôn sẻ hơn

Một trong những yếu tố hàng đầu giúp cho công việc kinh doanh được diễn ra thuận lợi chính là việc quản lý kho hàng. Nếu bạn có thể nắm rõ và chính xác về lượng hàng đang tồn kho, doanh nghiệp sẽ đưa ra được các tính toán chính xác hơn trong khả năng đáp ứng nhu cầu về mặt hàng hóa cho khách hàng, tránh được tình trạng cạn kiệt hàng hóa.

Đọc thêm: CROSS DOCKING LÀ GÌ? KHÁI NIỆM KHÔNG THỂ BỎ LỠ TRONG LOGISTICS 

Giảm chi phí lưu kho và hạn chế việc nhập thừa hoặc thiếu hàng

Một trong những vai trò lớn mà việc quản lý kho mang lại chính là giúp doanh nghiệp của bạn nắm rõ được những thông tin liên quan đến các mặt hàng và khả năng tiêu thụ của những mặt hàng đó trên thị trường.

Thông qua đó, bộ phận nhập hàng sẽ điều chỉnh số lượng hàng hóa cần đặt một cách hợp lý, điều này cũng sẽ giúp làm giảm lượng lớn chi phí lưu kho sản phẩm.

Vai trò của việc quản lý kho trong doanh nghiệp

Vai trò của việc quản lý kho trong doanh nghiệp

Hàng hóa được bảo quản tốt hơn

Những công việc bao gồm trong quy trình quản lý kho như phân loại, sắp xếp, theo dõi thông tin của hàng tồn kho sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể giám sát được những sản phẩm lưu kho tốt hơn, tránh tình trạng sản phẩm bị hư hỏng, hết hạn hoặc thất thoát.

Đọc thêm: DỊCH VỤ KHO BÃI TRONG LOGISTICS VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT KHI THUÊ KHO BÃI

Quy trình quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả

Quy trình quản lý mã hàng

  1. Nếu phòng kế hoạch hoặc đơn vị quản lý trực tiếp muốn thêm mới, xóa bỏ hay thay đổi mã hàng, đầu tiên họ sẽ gửi yêu cầu đến bộ phận hay người phụ trách mã hàng.
  2. Bộ phận phụ trách mã hàng sẽ căn cứ vào những thông tin yêu cầu trên, kiểm tra về sự tồn tại của các mặt hàng, sau đó đối chiếu.
  3. Bắt đầu cập nhật
  • Đối với yêu cầu cấp lại mã mới: Áp dụng cho các sản phẩm vừa mới được nhập cũng như chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó. Bộ phận phụ trách sẽ dựa vào đặc điểm của hàng hóa, chủng loại để có thể đưa ra những mã hàng dựa theo quy tắc chung rồi cập nhật thông tin của sản phẩm vào hệ thống.
  • Đối với yêu cầu thay đổi hay xóa mã hàng: Bộ phận phụ trách sẽ xem xét yêu cầu và đánh giá về sự cần thiết. Nếu thấy hợp lý sẽ bắt đầu xóa hoặc cập nhật là mã mới dựa theo tiêu chuẩn, còn không sẽ gửi thông báo từ chối đến phòng kế hoạch.
  1. Thông báo đến những bộ phận liên quan về việc thay đổi mã hàng để giúp cho quy trình lưu kho hàng hóa về sau được thuận lợi hơn.

Quy trình quản lý mã hàng

Quy trình quản lý mã hàng

Quy trình quản lý hoạt động nhập kho

Với các mặt hàng tồn kho là nguyên vật liệu

  1. Thông báo về kế hoạch nhập kho các nguyên vật liệu.
  2. Kiểm tra toàn bộ hàng hóa nguyên vật liệu sau đó đối chiếu.
  3. Lập phiếu để nhập kho.
  4. Hoàn thành quy trình nhập kho.

Với các mặt hàng tồn kho là thành phẩm

  1. Những bộ phận có nhu cầu nhập hàng sẽ gửi yêu cầu nhập kho hàng.
  2. Người quản lý kho sẽ trực tiếp thực hiện quy trình kiểm tra hàng hóa đã thành phẩm sau đó ký vào phiếu giao nhận hàng hóa.
  3. Kế toán hoặc người quản lý kho sẽ lập phiếu nhập kho và thực hiện ký xác nhận.
  4. Nhập hàng hóa vào kho, cập nhật những thông tin vào thẻ kho và phần mềm quản lý kho.

Quy trình quản lý hoạt động nhập kho

Quy trình quản lý hoạt động nhập kho

Quy trình quản lý khi xuất kho

  1. Gửi yêu cầu về việc xuất hàng hóa.
  2. Kiểm tra lại hàng tồn kho: Kế toán sẽ bắt đầu kiểm tra hàng tồn kho. Nếu thiếu hàng sẽ thông báo ngay đến đơn vị đề xuất, còn nếu đủ sẽ bắt đầu thực hiện việc xuất kho.
  3. Lập phiếu xuất kho cùng hóa đơn bán hàng: Phiếu xuất kho sẽ được lập dựa vào những thông tin đơn hàng mà khách yêu cầu.
  4. Xuất kho: Người quản lý kho sẽ dựa vào thông tin có trên phiếu để lấy chính xác các nguyên vật liệu cùng sản phẩm mà người mua cần.
  5. Cập nhật lại thông tin chính xác ngay lập tức khi vừa xuất kho xong để tránh trường hợp quên.

Quy trình quản lý khi xuất kho

Quy trình quản lý khi xuất kho

Quy trình quản lý giai đoạn chuyển kho

  1. Nếu như có nhu cầu chuyển kho, đơn vị phải gửi đề xuất lên ban giám đốc. Trong đơn ghi rõ địa điểm cùng mức độ cần thiết về vấn đề chuyển kho.
  2. Ban giám đốc sẽ xem xét kỹ lưỡng yêu cầu, nếu đồng thuận yêu cầu sẽ được chuyển đến kế toán.
  3. Kế toán sau khi nhận được thông tin sẽ thông báo cho đơn vị quản lý kho về số lượng người hỗ trợ, thời gian chuyển kho sau đó lập phiếu xuất kho.
  4. Thực hiện việc chuyển kho. Hàng hóa sẽ được kiểm tra một cách cẩn thận, đối với những người có trách nhiệm sẽ ký nhận đầy đủ vào những biên nhận cần thiết trước quá trình xuất hoặc nhập kho.
  5. Kế toán bắt đầu cập nhật lại thông tin ngay trên hệ thống quản lý kho hàng.

Quy trình quản lý giai đoạn chuyển kho

Quy trình quản lý giai đoạn chuyển kho

Bí quyết quản lý kho hàng hiệu quả

Thiết lập kho tại những khu vực dễ quan sát

Khi đặt kho hàng tại các vị trí dễ quan sát, nhân viên quản lý kho sẽ tránh được những rủi ro trong quá trình làm việc, kiểm kê hàng hóa, nhập - xuất hàng,... Bên cạnh việc hạn chế được tối đa các rủi ro có thể xảy ra, doanh nghiệp còn tránh lãng phí về cả mặt thời gian và tiền bạc.

Thiết lập mã vạch cho tất cả hàng hóa

Việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch là một trong những cách được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Việc thiết lập mã vạch cho tất cả những sản phẩm sẽ giúp công việc quản lý kho và nhân viên của bạn dễ dàng quản lý đối với số lượng hàng hóa lớn. Ngoài ra, có mã vạch bạn sẽ tốn ít thời gian quản lý hơn so với các phương pháp cũ.

Tạo mã vạch cho những sản phẩm sẽ giúp bạn tránh được các sai sót trong quá trình kiểm tra hàng so với cách truyền thống. Hơn thế nữa, khi có mã vạch, bạn sẽ tra cứu thông tin sản phẩm dễ dàng hơn.

Chỉ với thao tác quét mã vạch đơn giản, toàn bộ những thông tin liên quan đến sản phẩm sẽ được hiện ra như tên sản phẩm, giá sản phẩm, kích cỡ, số lượng sản phẩm cũng như hạn sử dụng sản phẩm.

Bí quyết quản lý kho hàng hiệu quả

Bí quyết quản lý kho hàng hiệu quả

Kiểm kho theo định kỳ

Doanh nghiệp nên thực hiện việc kiểm tra hàng hóa định kỳ một cách thường xuyên vì việc hàng hóa lưu thông ra vào rất thường xuyên đối với những cửa hàng bán lẻ, đôi khi sẽ gặp phải những sai sót về mặt số lượng hoặc thậm chí là những vấn đề khác như hàng hóa bị hư hỏng từ các yếu tố khách quan ảnh hưởng hoặc hàng hóa đã đến ngày hết hạn.

Nếu như kiểm tra kho thường xuyên, doanh nghiệp sẽ phát hiện ra những vấn đề này sớm hơn và tìm ra cách giải quyết tốt nhất.

Xem thêm: TOPLIST PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ NHẤT

Có thể thấy, quy trình quản lý kho hàng cũng không quá phức tạp. Công ty chỉ việc thực hiện dựa trên quy trình mà chúng tôi nêu ra là đã có thể quản lý hàng hóa của mình một cách tốt nhất.