Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Hàng tồn kho là một trong những khoản mục quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của một doanh nghiệp. Có rất nhiều doanh nghiệp xem nhẹ vai trò của việc quản lý hàng tồn kho nên đã dẫn đến những tình trạng thiếu hụt nguồn vốn trầm trọng. Dưới đây sẽ là những phương pháp quản lý hàng tồn kho tối ưu nhất mà bạn không nên bỏ lỡ.

Khái quát về quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Hiểu theo cách đơn giản nhất, quản lý hàng tồn kho là một phần trong công cuộc quản lý một chuỗi cung ứng với mục đích đảm bảo được số lượng sản phẩm bán ra tại mọi thời điểm. Nếu quy trình này có thể hoạt động suôn sẻ, doanh số bán hàng cũng sẽ được tối ưu, từ đó tiết kiệm thêm nhiều chi phí liên quan đến việc giải quyết hàng tồn kho khó bán.

Ngoài ra, việc quản lý hàng tồn kho sẽ bao gồm kiểm soát tất cả sản phẩm từ bán chạy nhất đến hàng dư khó bán để đưa ra các phương án kịp thời, giải phóng không gian của nhà kho, tiết kiệm chi phí cũng như đảm bảo được hiệu quả tốt nhất.

Quản lý hàng tồn kho là gì

Mục đích của việc quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Tiết kiệm chi phí hàng tồn

Nếu đơn vị quản lý có thể nắm bắt được số lượng đang có và cần có bao nhiêu mặt hàng, từ đó dễ dàng xác định được hạn mức tồn kho chính xác để làm giảm thiểu những chi phí như lưu kho, vận chuyển đối với các loại hàng hóa dư thừa. Một vài khoản chi phí tiết kiệm khác như hậu cần, vận chuyển, chi phí khấu hao,...

Tránh tình trạng hư hỏng

Nếu có thể áp dụng được tốt phương pháp quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ giải quyết được tình trạng tốn kém xảy ra khi những sản phẩm đã bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng. Những tình trạng này thường xảy ra ở những loại mặt hàng như thực phẩm dễ bị hư hỏng, có thời gian sử dụng ngắn như sữa và những sản phẩm tươi sống.

Mục đích của việc quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Tránh thất thoát

Sự thất thoát hàng hóa đến từ những nguyên nhân như sản phẩm bị lỗi mốt từ nhà cung cấp, sản phẩm bị hư hỏng, bị mất cắp hay lỗi hành chính,... Theo như khảo sát từ Hiệp hội ngành thực phẩm FMI, trung bình những siêu thị sẽ có sự thất thoát hàng hóa lên đến 3% trên tổng dân số.

Dựa trên một cuộc khảo sát đến từ Liên đoàn Bán lẻ Quốc gia, trong năm 2019 mức thất thoát hàng hóa trung bình rơi vào khoảng 1,4% tổng doanh số bán hàng. Thông qua những dữ liệu này bạn có thể thấy rằng những khoảng lỗ hiện nay đều đến từ việc ghi nhận sai dữ liệu hàng tồn kho, tính toán sai hay sắp xếp sai vị trí.

Xem thêm: KHO NGOẠI QUAN LÀ GÌ? CHI TIẾT CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA KHO NGOẠI QUAN

Top phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp

Sắp xếp kho hàng thông minh

Doanh nghiệp sẽ có được sự thuận tiện hơn trong việc kiểm kê hàng hóa nếu kho hàng được sắp xếp một cách thông minh. Từ đó có thể hạn chế được những tình trạng thất thoát hoặc nhầm lẫn hàng hóa. Sau đây sẽ là hai cách sắp xếp hàng hóa thông dụng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn:

• Sắp xếp cố định: Đây là hình thức sắp xếp hàng hóa cố định tại một vị trí để có thể dễ dàng xác định chúng một cách nhanh chóng. Điểm hạn chế lớn nhất của phương pháp này chứ là tốn nhiều diện tích nên không phù hợp đối với những kho hàng nhỏ mà lại có lượng hàng lớn hoặc có sự luân chuyển thường xuyên.
• Sắp xếp vị trí linh hoạt: Đây là hình thức sắp xếp hàng hóa không đặt tại một vị trí cố định nào đó. Những vị trí này sẽ được đánh dấu và thể hiện ngay trên bản đồ kho. Đây là phương pháp quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa diện tích kho chứa. Điểm hạn chế của phương pháp này là nó khiến bạn tốn nhiều thời gian để sắp xếp cũng như hiển thị kho hàng.

Sắp xếp kho hàng thông minh

Tối ưu quy trình hàng hóa tới tay người tiêu dùng

Đây là một trong những phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp mang đến lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Phương pháp này sẽ mang lại hiệu quả cao hơn đó là kinh doanh những sản phẩm trung gian hoặc sử dụng dịch vụ dropshipping. Dropshipping là một phương pháp người bán hàng không phải lưu trữ sản phẩm trong kho. Nhờ vậy mà việc quản lý kho hàng sẽ không tốn nhiều chi phí và tiết kiệm được cả chi phí vận chuyển.

Kiểm tra kỹ càng những thông tin xuất - nhập kho

Khi nhập kho, đơn vị quản lý phải nắm rõ những thông tin về lô hàng bao gồm số lượng, ngày nhập, loại hàng,... để có được phương án giải quyết thích hợp và hiệu quả nhất. Trong quá trình xuất hàng hóa, nhà quản lý cần kiểm soát một cách chặt chẽ để tránh được các rủi ro không cần thiết.

Việc bạn kiểm tra hàng hóa một cách kỹ lưỡng trước khi xuất kho cũng thể hiện được cả phong cách làm việc uy tín, chuyên nghiệp, đảm bảo hàng hóa gửi đi không gặp phải bất kỳ sự cố nào.

Kiểm tra kỹ càng những thông tin xuất - nhập kho

Tuân thủ đúng theo quy trình quản lý kho

Việc bạn tuân thủ đúng theo quy trình quản lý kho là một việc khá đơn giản, tuy nhiên chúng lại đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc quản lý được lượng hàng hóa xuất, nhập kho. Trước tiên, doanh nghiệp sẽ lập quy trình nhập kho, kiểm kê, báo cáo, xuất kho, điều chỉnh số lượng hàng tồn kho cũng như quy trình tái chế.

Đơn vị quản lý sẽ là người thống nhất toàn bộ quy trình làm việc để nhân viên tuân thủ và và theo dõi tiến trình làm việc.

Xem thêm: GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO HÀNG HIỆU QUẢ TRONG LOGISTICS

Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hàng tồn kho là điều hết sức cần thiết vì chúng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng của mình tốt hơn, kiểm kê hàng hóa một cách nhanh chóng hơn,... Một vài ứng dụng công nghệ mà công ty có thể sử dụng để quản lý hàng tồn kho như sau:

Ứng dụng POS365

Đây là phần mềm quản lý kho hàng mang đến các giải pháp quản lý kho vô cùng hiệu quả và lại cực kỳ tiết kiệm chi phí. Ngoài ra ứng dụng này cũng phù hợp với nhiều loại mô hình kinh doanh bán lẻ khác nhau như nhà hàng, quán karaoke, quán cà phê,...

Ứng dụng POS365

Sapo POS

Sapo POS là sản phẩm chủ đạo do Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo - đơn vị chuyên về các nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh phát triển. Ứng dụng này sẽ giúp hỗ trợ tối ưu những hoạt động trong việc quản lý kho hàng như hàng hóa, đơn hàng, tồn kho, nhân viên và những báo cáo bán hàng cụ thể cũng như chi tiếp tại cửa hàng.

Ứng dụng KiotViet

KiotViet được cho là ứng dụng mang đến nhiều giải pháp quản lý kho tối ưu cho những doanh nghiệp tại Việt Nam. Luôn đặt khách hàng làm trọng tâm, thương hiệu phần mềm của họ khẳng định rằng đây sẽ là một trong những ứng dụng giúp quản lý kho hàng đơn giản và dễ dàng sử dụng nhất.

Ứng dụng KiotViet

SUNO

SUNO là phần mềm quản lý giúp người chủ quản lý được mọi mặt của cửa hàng như việc tính tiền bán hàng, quản lý thu chi tiền bạc, quản lý hàng hóa tồn kho, chăm sóc khách hàng đến cả việc phân tích kết quả kinh doanh một cách dễ dàng. Phần mềm này khác dễ sử dụng, kể cả đối với những người không làm máy tính vẫn có thể làm quen nhanh chóng.

Có thể bạn quan tâm: QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Lưu ý trong quá trình quản lý hàng tồn kho

Để có thể quản lý hàng tồn kho được tốt hơn, doanh nghiệp phải lưu ý những vấn đề sau:

• Đơn vị quản lý phải luôn khóa và niêm phong kho hàng để đảm bảo được tính an toàn.
• Chỉ các nhân sự được phân công nhiệm vụ mới có thể vào được kho hàng, những người còn lại cần có sự chấp thuận từ quản lý.
• Luôn có bảo vệ canh gác để tránh trường hợp khách hàng bị trộm cắp.
• Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng dịch vụ lưu trữ hoặc quản lý kho, cần có hợp đồng rõ ràng.
• Đơn vị quản lý nên đưa ra định mức tồn kho đối với mỗi mặt hàng để có thể dễ kiểm soát hơn.

Lưu ý trong quá trình quản lý hàng tồn kho

Trên đây là toàn bộ những phương thức quản lý hàng tồn kho mà doanh nghiệp có thể áp dụng để việc quản lý hàng hóa của mình được diễn ra một cách tốt nhất. Hi vọng doanh nghiệp sẽ biết cách tối ưu việc quản lý hàng tồn kho của mình thông qua bài viết này.