Cách xử lý hàng tồn kho ảo hiệu quả cho doanh nghiệp 

Hàng tồn kho ảo hiện đang là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Vậy làm thế nào để xử lý hàng tồn kho ảo một cách tốt nhất? Hãy cùng ILT Logistics tìm ra câu trả lời chính xác nhất cho vấn đề này ngay trong bài viết dưới đây.

Thế nào là tồn kho ảo?

Tồn kho ảo chính là lượng hàng hóa và vật tư tồn kho có trên sổ sách kế toán và nhiều hơn so với thực tế. Dù sự chênh lệch đó là nhiều hay ít thì số liệu kế toán cũng đã phản ánh không trung thực về giá trị của hàng tồn kho.

Hàng tồn kho ảo sẽ gây ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu và lợi nhuận cũng như các chỉ số có trên báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, chúng còn ảnh hưởng đến việc đánh giá kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Thế nào là tồn kho ảo?

Nguyên nhân của việc tồn kho ảo

Lượng hàng tồn kho ảo thường đến từ những nguyên nhân chính sau:

- Doanh nghiệp khi bán hàng đã không lập hóa đơn trong trường hợp người mua không yêu cầu

- Kế toán đã không thể ghi chép kịp thời, đầy đủ cũng như trung thực những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

- Kế toán không biết cách lập hồ sơ để làm giảm số hàng tuần kho cho những hàng hóa đã hết hạn sử dụng hoặc hao hụt tự nhiên

- Kế toán đã hiểu nhầm về những trường hợp không cần phải xuất hóa đơn,...

Nguyên nhân của việc tồn kho ảo

Những rủi ro do hàng tồn kho ảo gây ra

Mỗi năm, cơ quan Thuế đều sẽ có sự yêu cầu doanh nghiệp báo cáo tình trạng nhập xuất tồn hàng hóa và vật tư để xem xét, tiếp theo sau đó là yêu cầu xem biên bản kiểm kê của hàng tồn kho cuối năm.

Nếu như phát hiện tình trạng tồn kho ảo, cơ quan Thuế sẽ yêu cầu bạn in và báo cáo lại toàn bộ nhập xuất tồn hàng hóa, vật tư cho đến thời điểm kiểm tra. Sau đó sẽ yêu cầu phải kiểm kê lại hàng hóa thực tế ngay tại thời điểm kiểm tra, nếu như có tình trạng sai sót tùy thuộc vào mức độ mà cơ quan thuế sẽ đưa ra các mức phạt xử lý.

Những rủi ro do hàng tồn kho ảo gây ra

Nếu như quý doanh nghiệp đã khai sai hàng tồn kho, dẫn đến việc thiếu số tiền thuế cần phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được hoàn sẽ bị xử phạt dựa theo như quy định của cơ quan Thuế.

Có thể bạn quan tâm: QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Vậy làm sao để có thể xử lý hàng tồn kho ảo tốt nhất? Câu trả lời sẽ có ở ngay phần tiếp theo.

Cách xử lý hàng tồn kho ảo hiệu quả cho doanh nghiệp

Nếu muốn tránh tình trạng bị kiểm kê kho khi quyết toán cũng như giảm bớt được những rủi ro liên quan đến thuế khi quyết toán, doanh nghiệp cần phải sử dụng một trong những cách sau để giúp xử lý hàng tồn kho ảo có trên sổ sách của mình:

Xuất trình hóa đơn bán hàng đầy đủ cho cả những khách lẻ không lấy hóa đơn

Đây chính là cách xử lý hàng tồn kho ảo an toàn nhất mà mọi doanh nghiệp đều nên áp dụng. Đối với cách này, doanh nghiệp sẽ phải chịu 10% thuế giá trị gia tăng cũng như cần làm tăng doanh thu bán hàng của mình trong kỳ.

Mặc dù thực tế không có bất kỳ phát sinh nào trong kỳ, nhưng doanh nghiệp cần phải cân đối được doanh thu chi phí để làm sao cho chúng hợp lý nhất với số thuế TNDN phải nộp.

Chứng từ doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu thu.

Xuất trình hóa đơn bán hàng đầy đủ cho cả những khách lẻ không lấy hóa đơn

Xuất hàng để biếu tặng cho nhân viên của doanh nghiệp

Đối với cách xử lý hàng tồn kho ảo này, kế toán vẫn sẽ phải xuất hóa đơn. Trên hóa đơn này cần ghi đầy đủ các chỉ tiêu cũng như phải tính thuế giá trị gia tăng tương tự như các hóa đơn xuất bán hàng hóa dịch vụ của khách hàng khác.

Như vậy, việc xuất hàng để biếu tặng cho nhân viên doanh nghiệp là một trong những khoản chi có tính chất phúc lợi, do đó nó sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Nếu muốn được tính vào chi phí hợp lý được trừ, bạn cần lưu ý tổng số chi mang tính chất phúc lợi không được vượt quá một tháng lương bình quân thực tế trong năm của nhân viên.

Những chứng từ doanh nghiệp cần bổ sung theo bao gồm danh sách nhân viên được biếu tặng hàng hóa, phiếu xuất kho và hóa đơn khi xử lý hàng tồn kho ảo.

Xuất hàng để biếu tặng cho nhân viên của doanh nghiệp

Xuất hàng hóa để trả thay cho lương của người lao động

Đây cũng là một trong những cách xử lý hàng tồn kho ảo được đại đa số doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Đối với trường hợp này, kế toán cũng cần phải xuất hóa đơn tương tự như việc xuất hàng hóa cho việc biếu tặng ở trên.

Nhưng khi thực hiện cách này, doanh nghiệp vẫn sẽ phải chịu mức thuế đầu ra cũng như thuế TNDN như khi bán hàng bình thường.

Các loại chứng từ cần kèm theo bao gồm phiếu xuất kho, hóa đơn và bảng lương của nhân viên.

Có thể bạn quan tâm: PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO HIỆU QUẢ NHẤT CHO DOANH NGHIỆP

Xuất hàng hóa để trả thay cho lương của người lao động

Lập biên bản để thanh lý hàng hóa cho những hàng hóa lâu ngày, khó bán,...

Để thực hiện được cách xử lý hàng tồn kho ảo này, doanh nghiệp cần rà soát lại đâu là loại hàng hóa để có thời gian nhập lâu nhất.

Những chứng từ quý doanh nghiệp cần kèm theo khi thực hiện cách thức này bao gồm hóa đơn, biên bản thanh lý, phiếu xuất kho, quyết định thanh lý, bảng tổng hợp hàng hóa cần phải thanh lý.

Đăng ký với sở công thương về những chương trình khuyến mãi

Những chương trình khuyến mãi như mua 2 tặng 1 hoặc mua 3 tặng 1,... là một trong những cách đa phần được nhiều công ty áp dụng để giúp xử lý hàng tồn kho ảo.

Tuy nhiên, khi muốn áp dụng chương trình khuyến mãi, bắt buộc bạn phải đăng ký với Sở Công thương nếu như không muốn bị tính luôn vào doanh thu trên phần hàng hóa đã được sử dụng để khuyến mãi.

Khi áp dụng chương trình mua với số lượng nhất định sẽ được tặng kèm thêm sản phẩm cùng loại thì giá ở trên hóa đơn đã là giá giảm trừ. Do đó, doanh nghiệp không cần phải thể hiện khoản chiết khấu thương mại.

Một vài chứng từ kèm theo doanh nghiệp cần chuẩn bị như phiếu thu, hợp đồng, giấy báo cáo, hóa đơn phiếu xuất kho,...

Đăng ký với sở công thương về những chương trình khuyến mãi

Áp dụng việc giảm giá cho hàng hóa bán ra thị trường

Nếu như doanh nghiệp ký kết hợp đồng với những khách hàng mua hàng với số lượng lớn, có thể thực hiện việc giảm giá hàng bán cho riêng các khách hàng đó. Nếu doanh nghiệp có thể gia tăng được số lượng hàng bán ra, như vậy cũng đã giúp giảm được một phần nào đó hàng tồn kho ảo.

Thực hiện thủ tục hủy hàng và thanh lý hàng hóa

Doanh nghiệp có thể thực hiện cách này từ 3 đến 4 tháng một lần. Cách xử lý hàng tồn kho ảo này sẽ dựa trên các mặt hàng đã được mua lâu nhất, hãy thanh lý chúng với giá hợp lý hoặc là hủy luôn các mặt hàng đó khi đã không còn giá trị sử dụng.

Nhân viên kế toán cần chuẩn bị các giấy tờ sau để thực hiện thủ tục thanh lý hàng:

* Biên bản kiểm kê của loại hàng hóa định thanh lý.

* Biên bản quyết định về việc thanh lý hàng hóa do đã để lâu mà không thể bán được.

* Xuất hóa đơn thanh lý hàng hóa,

Khi muốn hủy hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

* Biên bản kiểm kê những mặt hàng đã quá hạn sử dụng hoặc những mặt hàng đã bị hỏng do sinh lý hóa.

* Biên bản đề nghị việc hủy những mặt hàng đã hết hạn sử dụng hoặc đã bị hỏng hóc do sinh lý hóa.

* Biên bản hủy hàng hóa.

Thực hiện thủ tục hủy hàng và thanh lý hàng hóa

Cho doanh nghiệp vay mượn

Việc cho những doanh nghiệp khác vay mượn cũng là cách xử lý hàng tồn kho ảo hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Việc áp dụng cách này là để hợp thức hóa và khi đã hợp thức hóa xong sẽ tiến hành trả hàng cho nhau.

Để có thể áp dụng được cách này, cả hai bên cần phải có sự đồng ý.

Trên đây là toàn bộ những cách xử lý hàng tồn kho ảo mà với doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng. Nếu không muốn gặp phải tình trạng hàng tồn kho ảo, các doanh nghiệp cần phải thật cẩn thận trong quá trình kiểm kê hàng hóa.

Xem thêm: QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO THEO ISO - CHÌA KHÓA GIÚP DOANH NGHIỆP TĂNG HIỆU QUẢ QUẢN LÝ