Giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả trong Logistics

Quản lý kho hàng hiệu quả đóng một vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của bất kỳ doanh nghiệp, cá nhân nào. Tuy nhiên, làm sao để quản lý kho hàng hiệu quả là một câu hỏi lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm quản lý kho hàng trong lĩnh vực lưu trữ, có thể áp dụng cho cả kho hàng lớn hoặc nhỏ, kho thành phẩm hoặc kho nguyên liệu. Nếu doanh nghiệp của bạn đang có một kho chứa hàng, thì đây là chìa khóa để bạn quản lý kho hàng một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là tổng hợp các công việc liên quan tới công tác tổ chức, sắp xếp và giám sát kho lưu trữ hàng hóa. Thông qua hoạt động quản lý kho, bạn có thể cập nhật kịp thời tình hình kinh doanh, chất lượng cũng như số lượng hàng tồn kho. Căn cứ vào đó, bạn có thể đưa ra kế hoạch cân đối hàng hóa xuất nhập kho, đảm bảo sự liên tục, ổn định cho hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa trên thị trường.

Việc quản lý kho hàng nếu được thực hiện xuyên suốt, có khoa học còn giúp tăng cường sự an toàn trong bảo quản hàng hóa, tận dụng tốt cơ sở vật chất, tiết kiệm chi phí đầu tư cũng như tăng doanh thu cho doanh nghiệp về lâu dài. 

Các giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả

Phương pháp FIFO hoặc LIFO 

FIFO, LIFO là hai thuật ngữ thông dụng trong lĩnh vực quản trị hàng tồn kho. Trong đó, FIFO (First in - First out) có nghĩa là những hàng hóa nhập vào trước sẽ ưu tiên xuất kho trước. Phương pháp này thường áp dụng đối với những mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, hàng tiêu dùng, đồ thời trang theo mốt, sản phẩm công nghệ, sản phẩm theo thời vụ,... Vì thế, cần bố trí hàng hóa trên những ô, kệ thông thoáng khoa học, lối ra vào thuận tiện cho xe nâng để việc xuất nhập hàng diễn ra liên tục, hiệu quả.

Ngược lại, LIFO (Last in - First out) là phương pháp hàng hóa nhập vào sau sẽ xuất đi trước. LIFO thường áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng  để đảm bảo cập nhật thời giá cũng như cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp.

Quy hoạch kho theo từng khu vực

Việc quy hoạch kho lưu trữ nên được triển khai ngày từ đầu để tránh mất thời gian soạn hàng và lãng phí không gian về sau này. Theo đó, hàng lưu kho cần được bố trí theo từng khu vực rõ ràng dựa theo tính chất hàng hóa và tần suất xuất nhập hàng. Cụ thể, những hàng hóa cố định nên được xếp ở phía trong hoặc tầng cao, còn hàng xuất nhập thường xuyên nên đặt ở các tầng thấp, gần cửa ra vào. Các loại hàng hóa riêng biệt nên đặt ở từng khu riêng biệt, không lẫn lộn sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng của các loại hàng hóa khác. Ngoài ra, tổ chức quản lý kho hàng hiệu quả phải thiết kế bảng chỉ dẫn cụ thể, lối đi thuận tiện cho việc soạn hàng, nâng dỡ hàng hóa. 

Sắp xếp theo mã SKU

SKU (Stock Keeping Unit) là mã hàng hóa. Sắp xếp theo SKU có nghĩa là căn cứ vị trí lưu trữ hàng hóa cũng như tính chất hàng mà đặt tên cho hàng hóa, thường là một chuỗi ký tự (bao gồm cả chữ và số). Khi nhìn vào chuỗi ký tự này, chúng ta có thể xác định ngay vị trí của hàng hóa.

Dán nhãn từng lô hàng/mã vạch

Mỗi sản phẩm lưu trữ bắt buộc phải được dán nhãn đặt tên. Bạn có thể ứng dụng mã SKU đã nêu ở trên hoặc kết hợp với hệ thống máy quét mã vạch. Ngay khi nhập kho, mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một mã vạch và được quét qua hệ thống để tạo phiếu nhập, phiếu này sẽ chứa thông tin liên quan đến sản phẩm. Thông tin ấy sẽ được lưu trữ và áp dụng trong suốt quá trình nhập xuất hàng và quản lý tồn kho về sau.

Vẽ sơ đồ lưu trữ hàng hóa để dễ kiểm soát

Sơ đồ quản lý hàng hóa là bản vẽ thu nhỏ thể hiện tổng quan kho hàng của bạn. Nhìn vào sơ đồ, bạn sẽ dễ dàng xác định được vị trí chính xác của từng loại hàng hóa. Với kho hàng có diện tích lớn, nhiều loại mặt hàng khác nhau thì sơ đồ kho hàng càng đóng vai trò quan trọng. Căn cứ sơ đồ này, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch thay đổi phù hợp hoặc quy hoạch lại để tăng hiệu quả khai thác đối với kho hàng.

Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho

Thẻ kho là một loại tờ rời dùng để theo dõi số lượng của từng loại hàng hóa. Nội dung trong thẻ kho bao gồm: thông tin hàng hóa, thời gian, số lượng của mỗi lần nhập hoặc xuất đi, và lượng hàng tồn kho còn lại. Trong đó có chữ ký xác nhận của những người chịu trách nhiệm trực tiếp (giám đốc, kế toán, thủ kho, nhân viên giao nhận,...).

Nếu tần suất nhập xuất hàng nhiều, thẻ kho sẽ đóng thành quyển, gọi là sổ kho. Vì hàng hóa biến động liên tục nên thẻ kho cũng phải được cập nhật thường xuyên để số liệu thống nhất. Khi việc làm thẻ kho được thực hiện nghiêm chỉnh, quá trình thống kê, quản lý kho hàng sẽ hiệu quả hơn. Nếu xảy ra thất thoát, sai lệch cũng sẽ sớm được phát hiện và giải quyết.

Kiểm tra kho định kỳ

Tần suất kiểm tra trung bình được đề xuất là 3 tháng 1 lần hoặc 6 tháng 1 lần. Kho càng lớn thì quá trình kiểm tra càng mất nhiều thời gian và nhân lực. Nên tiến hành kiểm tra theo từng khu vực, theo từng nhóm hàng. Công việc kiểm tra, rà soát kho định kỳ gồm có:

- Kiểm đếm số lượng hàng tồn kho, đối chiếu với thẻ kho và các sổ sách liên quan;

- Kiểm tra chất lượng hàng hóa;

- Kiểm tra hạn sử dụng của sản phẩm để có kế hoạch xuất bán kịp thời hoặc thực hiện chiến dịch giảm giá, xả hàng;

- Các nguy cơ tại kho hàng (dột, ngập, chuột, côn trùng, mối mọt, nguy có cháy nổ,...)

Thông quan việc kiểm tra định kỳ, chủ doanh nghiệp cần có biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời nếu có sai sót.

Lắp camera giám sát

Đây là nguyên tắc quản lý kho hàng bắt buộc. Bởi chủ doanh nghiệp thường không có mặt trực tiếp tại kho hàng nên việc theo dõi từ xa là vô cùng cần thiết. Qua camera, bạn có thể nắm được hoạt động trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời có thể trích xuất dữ liệu trong trường hợp cần thiết như mất cắp, trộm đột nhập, đồ đạc hư hỏng,...

Tổ chức nhân sự của kho

Thất thoát hàng hóa trong kho thường chỉ có hai nguyên nhân chính: nội bộ và bên ngoài. Hàng hóa có thể bị trộm bên ngoài đột nhập lấy cắp, nhưng tỷ lệ cao hơn vẫn do vấn đề nội bộ trong kho. Do vậy, doanh nghiệp phải rất nghiêm ngặt trong vấn đề tuyển dụng nhân sự đầu vào. Cùng với đó, cũng cần có những quy định chặt chẽ, phân quyền cụ thể để tránh trường hợp trốn tránh trách nhiệm khi có sự cố. 

Điều này áp dụng đối với kho riêng của doanh nghiệp tự quản lý. Còn đối với kho chung do đơn vị sở hữu kho quản lý, doanh nghiệp chỉ thuê vị trí đặt hàng hóa thì không cần quan tâm tới vấn đề nhân sự của kho hàng.

Xây dựng quy trình quản lý kho hàng rõ ràng

Khi nhập, xuất hàng hóa, lưu kho,...cần xây dựng quy trình các bước tuần tự rõ ràng, do ai chịu trách nhiệm. Quy trình quản lý hàng hóa cần được xây dựng và thống nhất từ sớm, sau đó phải được thực hiện nghiêm túc, điều chỉnh kịp thời khi có lỗi để đảm bảo tất cả các khâu hoạt động trơn tru, hạn chế tối đa các sai sót.

Quản lý kho hàng bằng phần mềm chuyên nghiệp

Đối với những kho hàng nhỏ lẻ, số lượng hàng hóa ít, bạn có thể sử dụng excel để quản lý hàng hóa. Tuy nhiên đối với các kho hàng lớn, lượng hàng hóa nhiều, mã hàng đa dạng thì bạn không thể dùng excel để quản lý. Giải pháp bắt buộc cho doanh nghiệp là phải sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, tự động hóa. Hiện nay, chi phí mua và bảo trì phần mềm quản lý kho khá đắt. Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể lựa chọn dịch vụ thuê kho của ILT. Chúng tôi đã tích hợp sẵn phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, thông minh, mang đến giải pháp tối ưu cho kho hàng của bạn. 

Sử dụng dịch vụ quản lý kho hàng của một bên thứ ba

Hiện nay, để tối ưu ngân sách mà hiệu quả lại cao hơn, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức thuê một đơn vị khác thay mình để quản lý hàng hóa. Doanh nghiệp chỉ cần giám sát, điều hành, quản lý kho hàng từ xa. Các đơn vị này có sẵn kho hàng, trang thiết bị, phần mềm, nhân sự để đảm bảo lưu trữ hàng hóa an toàn. Doanh nghiệp của bạn không mất chi phí đầu tư ban đầu cho việc mua hoặc thuê kho riêng, không mất thời gian để xây dựng, vận hành hệ thống kho. Mọi vấn đề phát sinh sẽ do bên dịch vụ lo, việc của bạn chỉ là mang hàng đến kho lưu trữ.

Giải pháp cho thuê kho và quản lý kho hàng của ILT sẽ là một lựa chọn hàng đầu cho bạn. Chúng tôi hiện nay đang cho thuê kho tại KCN Sóng Thần, Bình Dương với tổng diện tích 5000m2. Không chỉ cung cấp mặt bằng kho, chúng tôi đem đến cho khách hàng giải pháp toàn diện từ xuất nhập hàng, quản lý kho bằng phần mềm chuyên dụng, vận tải, phân phối hàng hóa tới tận tay khách hàng. 

Những kinh nghiệm quản lý kho hàng trên đây hy vọng sẽ giúp ích nhiều cho doanh nghiệp có mảng dịch vụ kho bãi. Để biết thêm về dịch vụ cho thuê kho, quản lý hàng hóa của ILT, khách hàng vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN TMDV LOGISTICS ĐÔNG DƯƠNG

Trụ sở chính: 122 Nguyễn Sỹ Sách, Phường 15, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Tel: (+84)934 526 668

Email: support@iltvn.com

Website: https://iltvn.com/

Facebook: https://www.facebook.com/logisticsdongduong/