// thay = width tương ứng
// thay = height tương ứng
Po Là Gì? Thông tin chi tiết cần biết về Po
Bạn đang thắc mắc liệu Po là gì trong xuất nhập khẩu, tác dụng của Po trong lĩnh vực này như thế nào? Bạn đang muốn tìm hiểu quy trình quản lý Po trong xuất nhập khẩu là gì? Tất tần tật những thắc mắc này của bạn sẽ được ILT giải đáp trong bài viết dưới đây.
Po là gì trong xuất nhập khẩu? (Purchase order)
Bạn đang muốn biết Po là viết tắt của từ gì? Po chính là từ viết tắt của Purchase order hay còn được hiểu đơn giản là đơn đặt hàng, là những chứng từ được ủy quyền cho người bán thực hiện những yêu cầu người mua khi nhận được sự đồng ý từ phía người bán trong việc thực hiện các giao dịch mua bán quốc tế.
Đây là chứng từ thể hiện việc người bán đã xác nhận việc mua bán hàng hóa hoặc giao dịch cho người mua, khi đã có đầy đủ chữ ký từ phía hai bên, nó sẽ được xem như hợp đồng mua bán và ràng buộc pháp lý cho cả hai bên.
Có thể bạn quan tâm:
CÁCH KÊ KHAI THUẾ GTGT HÀNG NHẬP KHẨU ỦY THÁC
Po là gì trong xuất nhập khẩu
Nội dung của Po trong xuất nhập khẩu là gì?
Nội dung của Po trong xuat nhap khau sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như: thông tin người mua, thông tin người cung cấp, số và ngày, mô tả hàng hóa, thông số kỹ thuật, số lượng, nhãn hàng hóa, chất lượng hàng hóa, đơn giá hàng hóa.
Với mọi mặt hàng khác nhau sẽ có những thông tin và số liệu khác nhau trên Po tùy thuộc vào người bán và người mua
Một vài thông tin cơ bản thường thấy trên Po bao gồm:
- Số và ngày
- Người bán / Người mua: Tên, thông tin liên hệ, tel / fax
- PIC
- Mô tả hàng hóa
- Số lượng hàng hóa
- Thông số kỹ thuật
- Đơn giá
- Tổng số tiền
- Điều khoản thanh toán
- Thời gian giao hàng
- Hướng dẫn đặc biệt
- Chữ ký
Nội dung của Po trong xuất nhập khẩu là gì
Po có ý nghĩa như thế nào?
Bạn đã biết được Po là gì, vậy chúng có ý nghĩa như thế nào? Po chính là tài liệu sử dụng để kiểm tra tình trạng những vấn đề liên quan đến đơn đặt hàng dựa theo thời gian, chất lượng dịch vụ thông qua quá trình trao đổi giao dịch.
Khi đã có sự ký kết giữa hai bên, Po sẽ trở thành một hợp đồng thỏa thuận mua bán và bao gồm những thông tin cơ bản như số lượng hàng hóa, giá cả, những điều khoản giao hàng, đóng gói, cách thức thanh toán và những điều kiện khác.
Ý nghĩa của Po
Po được thực hiện với mục đích chính là tìm kiếm những dịch vụ, vật chất để sử dụng trong việc thực hiện giao dịch hàng hóa hàng ngày một cách thuận lợi hơn. Bên cạnh đó, đối với các công ty có quy mô nhỏ, Po có thể được sử dụng để yêu cầu những khách hàng của họ sử dụng sản phẩm nhập khẩu hay tìm kiếm các sản phẩm khác để thay thế những sản phẩm được sản xuất tại địa phương.
Tác dụng của PO là gì?
Những tác dụng tuyệt vời có thể kể đến của Purchase order như:
- Giúp người mua truyền đạt những mong muốn đến người bán
- Bảo vệ người bán trong những trường hợp người mua không thực hiện trả tiền hàng
- Thúc đẩy quá trình hợp lý hóa nền kinh tế dựa theo quy trình chuẩn
- Giúp các đại lý dễ dàng quản lý những yêu cầu mới
- Mang đến nhiều tiện ích liên quan đến tài chính và thương mại
Tác dụng của PO là gì
Quy trình quản lý PO trong xuất nhập khẩu
Những ngành nghề khác nhau sẽ có quy trình sử dụng Po khác nhau. Ngay dưới đây sẽ là tổng hợp quy trình chung về các bước sử dụng cũng như tạo Po mà mọi ngành nghề đều có thể áp dụng:
- Bước 1: Đầu tiên, bên thực hiện mua hàng cần tìm hiểu, lựa chọn cũng như đưa ra các quyết định mua sắm sản phẩm hoặc dịch vụ từ một công ty nào đó.
- Bước 2: Khi bắt đầu thực hiện quá trình mua hàng, bên mua sẽ tiến hành xuất Po cho phía bên bán.
- Bước 3: Khi đã nhận được Po, bên bán cần xem xét và phản hồi xem có thể đáp ứng theo như đơn đặt hàng đã yêu cầu hay không. Nếu như vì một vài lý do nào đó mà bên bán không đủ điều kiện để thực hiện thì Po sẽ lập tức bị hủy.
- Bước 4: Trong trường hợp Po được xác nhận thực hiện thì bên bán sẽ tiến hành chuẩn bị, lên lịch trình sản xuất dựa trên số liệu và tiến độ được thỏa thuận trong Po.
- Bước 5: Khi đã hoàn thành được những số lượng dựa theo Po, bên bán có thể tự thực hiện hay tìm kiếm một đơn vị vận tải nào đó để vận chuyển hàng hóa đến cho người mua.
- Bước 6: Tiếp đến, bên bán hàng còn tạo hóa đơn cho đơn hàng của mình. Ngoài ra, trên hóa đơn cần phải có số Po để đảm bảo được tính chuẩn xác của những thông tin.
- Bước 7: Bên mua khi đã nhận được hàng sẽ tiến hành kiểm tra thông tin và thanh toán đơn hàng dựa theo điều khoản mà hai bên đã thống nhất ngay từ trước đó.
Quy trình quản lý PO trong ngành xuất nhập khẩu
Cách quản lý PO hiệu quả
Như bạn đã biết, Po chính là một trong những chứng từ quan trọng đối với các công ty kinh doanh những mặt hàng xuất nhập khẩu. Vì vậy, quá trình quản lý Po cần có sự minh bạch, rõ ràng và thận trọng để hạn chế tối đa các rủi ro trong quá trình thực hiện với các nhà cung cấp:
- Hồ sơ và tài liệu cần được quản lý đúng cách để tránh được các tình trạng như thất thoát hoặc nhầm lẫn trong quá trình kiểm toán.
- Để quá trình mua sắm hàng hóa diễn ra hiệu quả và dễ dàng hơn, hồ sơ từ những nhà cung cấp nên được quản lý một cách rõ ràng.
- Quy trình hủy Po cũng cần được thực hiện một cách minh bạch và rõ ràng nhất. Trong trường hợp bạn muốn hủy Po, bạn cần cung cấp đầy đủ những thông tin quan trọng như lý do và chữ ký phê duyệt để có thể hủy được đơn hàng.
- Nếu như Po của bạn đã bị hủy, bạn cũng cần lưu trữ chúng cùng những tài liệu có liên quan để tránh các vấn đề phát sinh không đáng có khác về sau.
Cách quản lý PO hiệu quả
Những công ty kinh doanh cũng cần lưu ý trong việc lưu trữ và quản lý những đơn đặt hàng hoặc nhập hàng của đơn vị mình. Tốt hơn hết bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để lưu trữ các thông tin này một cách tốt nhất.
Đừng quên sử dụng những bảng báo cáo trên phần mềm để có thể đánh giá được hiệu quả bán hàng dựa theo từng nhà cung cấp khác nhau. Đây là cách tốt nhất để bạn có thể theo dõi được nhu cầu từ phía khách hàng và đưa ra các kế hoạch nhập hàng một cách phù hợp hơn trong tương lai.
Giờ đây bạn đã có thể nắm được Po là gì cũng như những cách quản lý Po được hiệu quả nhất. Đừng quên lưu trữ những thông tin quan trọng này để quá trình nhập khẩu hàng hóa của đơn vị bạn được diễn ra thuận tiện hơn.